Les factures non payées par les clients ont de sérieux impacts sur la trésorerie d’une entreprise. Pour minimiser au maximum les retards de paiement, un entrepreneur doit faire preuve d’organisation et, dans certains cas, envoyer une mise en demeure. Cependant, la relance d’une facture impayée n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît et requiert du tact. Il est donc essentiel d’adopter une approche méthodique, en veillant notamment à utiliser une formule de politesse pour règlement facture adaptée. Découvrez ici nos meilleurs conseils pour optimiser vos relances tout en maintenant une relation professionnelle avec vos clients
adopter la bonne formule de politesse pour règlement facture
L’envoi des factures par mail est très pratique et beaucoup d’entreprises préfèrent cette méthode puisqu’elle fait économiser du temps et de l’énergie. Si vous aussi, vous souhaitez envoyer vos factures par mail, mais que vous ne savez pas comment vous y prendre, sachez qu’il existe des techniques simples.
La première chose que vous devez garder en tête est la courtoisie afin de garder une bonne relation commerciale avec vos clients, d’où le bon choix de la formule de politesse pour règlement facture.
Selon l’étiquette commerciale, il faut rédiger une lettre de présentation lors de l’envoi de documents à des partenaires. Ainsi, quand vous envoyez une facture par courrier électronique, il est conseillé d’inclure dans le corps de l’e-mail un texte court qui parle du service fourni et demande le paiement.
Dans la ligne d’objet, vous devez bien indiquer le contenu du mail en plus de certains détails importants comme le numéro de la facture, le nom de votre entreprise et la date d’émission du courrier. N’oubliez pas également de mentionner le délai de prescription de la facture impayée, afin de rappeler les obligations légales liées au paiement.
Faites en sorte que le texte soit le plus simple et le plus concis possible tout en restant poli et amical. Dans le corps du mail, n’oubliez pas d’inclure ainsi vos coordonnés, le nom de votre entreprise et le logo de ce dernier.
Un exemple pour servir de guide
Découvrez ici un exemple de courrier avec la formule de politesse pour règlement facture afin de vous inspirer.
Madame/Monsieur,
Trouverez dans le fichier ci-joint la facture (numéro de la facture) du (inclure la date de la facture) avec le montant de (évoquer le montant) pour (évoquer l’objet de la facture).
Vous pouvez régler le paiement par chèque, en espèces ou par virement bancaire. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour livrer toutes les informations dont vous avez besoin.
Cordialement
Vous pouvez vous servir de cet exemple comme référence pour rédiger la bonne formule de politesse pour règlement facture. Cependant, pour instaurer un climat de confiance avec votre client, il est conseillé d’ajouter un message personnalisé. Aujourd’hui, plusieurs logiciels proposent des formules de politesse automatiques adaptées au règlement des factures, ce qui facilite leur intégration dans vos relances.
Puisqu’il n’est pas possible de modifier la facture une fois émise, il est préférable de l’envoyer au format PDF. Vous pouvez utiliser des outils comme Excel ou Word pour la créer, mais la conversion en PDF garantit un envoi sécurisé.
Enfin, sachez qu’il n’y a aucune inquiétude à avoir concernant la valeur juridique d’une facture envoyée par mail. Tant que les conditions légales sont respectées, une facture électronique est parfaitement valide, même sans signature électronique.
N’oubliez pas qu’une formule de politesse pour règlement facture bien choisie renforce le professionnalisme de votre communication et optimise vos chances d’un paiement rapide.
Le plus important pour garantir la sécurité de l’envoi d’une facture est le respect des obligations légales des factures, notamment en ce qui concerne les informations obligatoires et les conditions d’archivage.
Comment bien rédiger un courrier de facturation ?
Envoyez toujours une facture par courrier électronique en suivant quelques étapes clés. Cela permettra à votre client de savoir exactement ce qu’il doit payer. Il pourra également comprendre clairement comment procéder au règlement. Inclure une formule de politesse pour règlement facture est une étape essentielle. Cette démarche instaure une communication professionnelle. Elle facilite également la transaction.
Formule de politesse pour règlement facture : la personnalisation
Adressez le courriel de facturation au nom du client. Cela évitera toute confusion avec d’autres messages automatisés qu’il pourrait ignorer. Incluez une formule de politesse pour règlement facture afin de capter son attention. Cette formule renforcera la relation professionnelle. Elle apportera également une touche de courtoisie et d’engagement.
Il existe plusieurs moyens de personnaliser un mail de facturation :
- Mentionner le nom du client ainsi qu’une description du projet.
- Proposer un lien menant vers un dossier détaillant l’historique des paiements ou les factures déjà réglées.
- Ajouter une formule de politesse pour règlement facture accompagnée d’une note personnelle pour remercier le client de sa fidélité et de sa confiance.
Une ligne d’objet clair
Veillez à ce que l’objet soit le plus clair et le plus concis possible. Dans l’objet de votre courrier, vous devez informer le client de la facture qu’il doit payer. Quelques exemples d’objets pour vous servir de référence :
- Exemple : Facture (Numéro de la facture) : (Le nom de l’envoyeur) – (Le nom du projet)
- Exemple 2 : (Le nom de l’envoyeur) : Facture pour le (date)
- Exemple 3 : Le montant demandé pour le paiement : (Le nom de l’envoyeur) – (Le nom du projet)
- Exemple 4 : Facture : (Le nom de l’envoyeur) – (Date)
Indiquer la date limite pour le paiement et le montant dû
Dans le courriel, indiquez le montant que le client doit vous payer, la date limite pour le paiement, ainsi que les délais de paiement moyens de la facture. De cette façon, il n’y aura aucune confusion, et le règlement de la facture sera effectué en temps voulu. Ces informations peuvent être indiquées en pièce jointe ou dans le corps du texte du courrier.
Formule de politesse pour règlement facture : adopter un langage clair et simple
Pour que le courriel soit facile à comprendre, employez un langage simple et clair. Évitez le jargon du secteur et, si vous utilisez des abréviations, précisez toujours leur signification entre parenthèses.
Incluez également une formule de politesse pour règlement facture. Cela adoptera un ton courtois et professionnel. Cette approche favorise une bonne relation avec le client.
Relisez attentivement votre mail avant de l’envoyer. Corrigez toutes les fautes de grammaire ou d’orthographe. Une communication soignée renforce votre crédibilité et améliore l’image de votre entreprise.
Proposer plusieurs moyens d’accès
Mettez la facture en pièce jointe pour que le client puisse la télécharger et la conserver. Ajoutez un lien vers la facture en ligne pour faciliter l’accès au client. Il pourra ainsi la consulter ultérieurement si nécessaire. La pièce jointe et le lien permettent au destinataire de visualiser la facture et l’enregistrer.
Simplifier le paiement
En envoyant le courriel, votre but ultime est d’obtenir le paiement. Pour cela, facilitez la tâche à votre client en n’oubliant pas d’indiquer toutes les informations concernant le paiement, comme les modalités d’acceptation, l’échéance et les pénalités de retard sur la facture. Ces pénalités rappellent au client l’importance de respecter les délais convenus. Beaucoup d’entreprises ajoutent aussi des liens qui mènent directement le client vers un site de paiement en ligne.
