Lorsque la facture est enregistrée, il n’est plus possible de la modifier ou de la supprimer. C’est l’inaltérabilité des registres comptables, garantissant la traçabilité des informations, qui en est la raison. Dans ce cas, si une correction est nécessaire, l’émission d’une facture rectificative est la seule solution conforme aux règles fiscales.
Une facture doit toujours disposer d’un numéro unique attribué de façon chronologique. Un trou ou un manque dans la numérotation des factures est considéré comme une fraude par l’administration fiscale.
La question qui se pose ici est : Est-il possible d’apporter des modifications à une facture envoyée ? La réponse est oui. La manière d’y procéder est l’utilisation de ce qu’on appelle une facture rectificative. Il s’agit d’un document qui permet la correction d’éventuelles erreurs dans une facture déjà émise au cas où il n’a pas encore été réglé par le client.
Avec la facture rectificative, il est possible de rectifier les montants, corriger les détails incorrects et des informations manquantes tout en veillant à ce que les obligations légales de facturation soient respectées.
Les circonstances d’émission d’une facture rectificative
Différentes solutions sont disponibles pour procéder à la rectification d’une facture en France. Toutefois, l’application d’une facture rectificative est possible seulement dans le cas où le document erroné n’a pas encore été intégré dans la comptabilité du client et que le paiement n’a pas encore été effectué.
Dans certains cas, une facture provisoire peut être émise avant la facturation définitive, permettant ainsi d’éviter des corrections ultérieures. Une fois la rectification terminée, la facture initiale est remplacée par le modèle rectification et le client peut enfin l’enregistrer ou le régler.
Parmi les différents cas qui requièrent l’émission d’une facture rectificative, on retrouve les suivants :
Des informations qui manquent
La facture rectificative est nécessaire en cas de manque d’information dans le document initial. Au cas où des mentions obligatoires comme les informations sur le client, le numéro de la TVA, la description du produit ou du service comportent des erreurs, il est nécessaire d’utiliser la facture rectificative pour corriger ces éléments.
Des erreurs commises dans la facturation
Les erreurs de facturation peuvent également être corrigées par l’intermédiaire d’une facture rectificative. Au cas où la facture initiale comporte des fautes de syntaxe et d’orthographe ou des erreurs de calcul concernant les montants ou les taux de TVA. Dès qu’il y a une erreur d’information dans la facturation, les conditions de vente et les dates, le modèle rectificatif est la solution au problème.
Des modifications légales
Il est obligatoire de changer la facture s’il y a un changement des lois fiscales au moment de son émission. Une mise à jour du document est donc nécessaire afin qu’il soit conforme. Dans ce cadre, la légalisation des factures en France impose le respect strict des nouvelles réglementations.
Dans la version rectificative, vous pouvez, par exemple, modifier les taux de TVA applicables ou ajouter des mentions légales qui auraient dû figurer dans la facture initiale.
L’annulation du document
L’annulation de la facture initiale est aussi l’une des raisons qui demandent la création d’un modèle rectificatif. Une correction de cette version initiale est nécessaire au cas où la marchandise déjà vendue est retournée par le client avec lequel la prestation de service a été annulée. Grâce à la facture rectificative, il est possible d’ajuster la comptabilité tout en reflétant la situation réelle concernant la TVA.
Il faut quand même préciser que même si le client a déjà enregistré la facture initiale dans sa comptabilité et qu’il a déjà effectué le paiement, la création d’une facture rectificative est toujours possible. La seule manière de procéder est l’émission d’une facture d’avoir ou d’une note de crédit pour un ajustement correct des comptes et une réfection des changements. Tout cela se fait dans le respect des obligations fiscales et comptables.
L’établissement d’une facture rectificative
La création d’une facture rectificative passe par plusieurs étapes, les voici :
Première étape : la vérification des erreurs à rectifier
Avant de procéder à la rédaction d’un tel document, il est d’abord important de déterminer les éléments à corriger comme :
- Les erreurs dans le montant
- Un taux de TVA incorrect
- Un manque dans les mentions obligatoires
- Une erreur dans le service vendu ou le produit vendu
- Des manques d’informations concernant la livraison des biens
- Des fautes d’orthographe ou de syntaxe
- …
Deuxième étape : le respect de la logique sur la numérotation des factures
Ensuite, il faut suivre la numérotation des factures et attribuer un numéro au modèle rectificatif. Cette logique de numérotation est essentielle et ne doit en aucun cas être négligée. En effet, la facture rectificative doit avoir un numéro qui respecte la continuité de la séquence de facturation, conformément à la définition de la facturation qui impose une traçabilité rigoureuse des documents comptables.
À noter que la facture rectificative est considérée comme un document complémentaire et ne remplace pas l’original. Par exemple, si le modèle initial porte le numéro 2025-01-003, la nouvelle facture porte le numéro 2025-01-002.
Troisième étape : l’ajout des mentions légales obligatoires
La troisième étape consiste à ajouter les mentions légales obligatoires sur la facture qui peuvent manquer à l’ancien document. Puisque la facture rectificative a une forme identique à une facture classique, elle affiche diverses mentions obligatoires.
Par contre, la version rectificative doit afficher certaines mentions spécifiques comme :
- Une indication affirmant qu’il s’agit bien d’une facture rectificative
- Une référence au document original
Quand la correction est expliquée et effectuée, il faut ajouter une ligne avec un libellé explicite sur le document.
Quatrième étape : Informer le client
Enfin, l’une des étapes les plus importantes est le contact du client pour l’avertir rapidement de l’erreur dans la facture. Il faut lui informer qu’il va recevoir un modèle rectificatif le plus vite possible. L’objectif est d’avertir le client à temps pour qu’il n’enregistre pas encore le document dans sa comptabilité ou n’effectue le paiement. L’élaboration d’une facture d’avoir est la solution à appliquer dans le cas contraire.
Le délai d’émission d’une facture rectificative
Comme on vient de l’affirmer, il est important de réagir rapidement en avertissant le client de l’élaboration d’une facture rectificative avant que ce dernier n’ait comptabilité le modèle initial ou effectué le paiement.
Par contre, si vous n’avez pas pu être aussi réactif, vous avez toujours un délai de 4 ans à compter de l’envoi du document original pour rectifier l’erreur et envoyer la facture rectificative.
