Ne confondez pas la facture électronique avec le PDF envoyé par e-mail. La réforme exige des formats structurés (Factur-X, UBL/CII) et des plateformes certifiées (PDP/PPF) pour garantir la conformité, l’authenticité et la traçabilité.
Dès 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, avec des obligations d’émission selon la taille de l’entreprise. Découvrez comment respecter ces règles, éviter les pénalités et simplifier votre comptabilité via l’e-reporting.
Cet article révèle les étapes clés pour intégrer le SIREN de vos clients, choisir une solution adaptée et transformer cette obligation en opportunité de digitalisation, gain de temps et réduction des erreurs.
Facture électronique : décryptage de la réforme et de ses impacts
Face à l’évolution réglementaire, comprendre comment faire une facture électronique devient essentiel pour les entreprises. La réforme introduit une définition légale précise de la facture électronique, tout en s’appuyant sur deux piliers majeurs : l’e-invoicing et l’e-reporting. Cette transition, désormais obligatoire, vise à moderniser les échanges commerciaux, renforcer la transparence fiscale et optimiser les processus de facturation pour tous les acteurs économiques.
Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de la loi ?
Une facture électronique se distingue d’un simple PDF envoyé par e-mail par sa structure. Elle repose sur des données structurées, interprétables par des systèmes informatiques, garantissant trois piliers clés : l’authenticité (identité vérifiable de l’émetteur), l’intégrité (contenu inchangé depuis l’émission), et la lisibilité (accessibilité pérenne).
Les formats valides incluent le format Factur-X (hybride PDF/XML), le CII et l’UBL (formats XML purs). Une facture papier scannée ou un document PDF non structuré ne répondent pas à ces exigences. Les entreprises doivent donc intégrer des outils compatibles pour éviter des sanctions de 15 € par facture non conforme (plafonnées à 15 000 €/an).
E-invoicing et e-reporting : les deux piliers de la réforme
L’e-invoicing concerne les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France (B2B domestiques). L’e-reporting, lui, couvre les ventes à des particuliers (B2C) ou des acteurs hors Union européenne (exportations, intracommunautaires).
Les deux processus transitent obligatoirement via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées, comme Chorus Pro. Par exemple, une PME vendant des biens à une grande entreprise devra envoyer sa facture via une PDP, qui validera son format et transmettra les données à l’administration fiscale. Cela élimine les risques de manipulation et assure une traçabilité totale.
Pourquoi cette transition est-elle obligatoire ?
La réforme sur l’e-facturation répond à un enjeu majeur dont la lutte contre la fraude à la TVA qui est estimée à 15 milliards d’euros annuels en France. En automatisant les contrôles et en imposant des formats standardisés, elle réduit les erreurs, accélère les paiements et simplifie les déclarations fiscales.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, avec un déploiement progressif pour l’émission (grands comptes dès 2026, TPE/PME en 2027). Le pré-remplissage des déclarations de TVA via ces données structurées sera un gain de temps significatif.
Par ailleurs, les entreprises devront intégrer des mentions supplémentaires, comme le numéro SIREN du client ou l’adresse de livraison si elle diffère de celle du destinataire, renforçant la transparence des échanges.
Qui est concerné et à partir de quand ? Le calendrier officiel
Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront bientôt maîtriser comment faire une facture électronique, conformément au calendrier officiel de déploiement. La réforme prévoit une mise en place progressive, avec des dates clés à respecter selon la taille et la nature des structures. Comprendre qui est concerné et à partir de quand est indispensable p our anticiper cette transition et se conformer aux nouvelles obligations légales.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont dans le périmètre
En France, toute entreprise soumise à la TVA doit s’adapter à cette réforme, quel que soit son statut. Les Micro-entrepreneurs, les TPE, les PME, les ETI et les grandes entreprises (GE) sont concernés.
Une nuance importante : l’obligation de recevoir des factures électroniques s’applique à tous à partir du 1er septembre 2026, soit un an avant l’obligation d’émission pour certaines structures. Cette phase préalable permet à toutes les organisations de s’habituer aux nouvelles règles avant d’être tenues d’émettre des factures électroniques.
Les opérations B2B domestiques (entre entreprises françaises soumises à la TVA) sont visées, à l’exception des transactions B2C, internationales ou exonérées de TVA. Une mauvaise anticipation pourrait coûter jusqu’à 15 000 € par an en pénalités, avec un risque accru pour les entreprises traitant un grand volume de factures.
Le calendrier de déploiement de la facturation électronique
| Le calendrier de déploiement de la facturation électronique | ||
| Taille de l’entreprise | Obligation de réception des factures électroniques | Obligation d’émission des factures électroniques (e-invoicing) et d’e-reporting |
| Grandes Entreprises (GE) et Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| Petites et Moyennes Entreprises (PME), Très Petites Entreprises (TPE) et Micro-entreprises | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 |
Les entreprises doivent anticiper cet alignement progressif. Les GE et ETI devront s’adapter en premier, mais les PME et micro-entreprises ont un délai supplémentaire pour se préparer. Ce calendrier, fixé par la loi de finances 2024, marque une accélération vers une économie numérique sécurisée, avec un objectif clair : réduire la fraude fiscale et simplifier les procédures.
Les nouvelles mentions obligatoires (numéro SIREN, adresse de livraison, nature des opérations) s’appliqueront à tous à partir de leurs dates d’entrée en vigueur respectives. L’administration fiscale mise sur cette transition pour réduire la fraude à la TVA et simplifier les déclarations à terme, tout en renforçant la traçabilité des transactions.
Comment fonctionne le nouvel écosystème de facturation ?
La réforme de la facturation électronique marque un tournant majeur. À partir de 2026, les entreprises doivent transiter par des intermédiaires agréés. Fini l’envoi direct de factures entre les clients et les fournisseurs. Quels sont les enjeux de ce changement ?
PDP et PPF : les nouveaux intermédiaires obligatoires
Toute facture doit passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF). Le processus est simple : l’émetteur envoie la facture à sa PDP ou PPF, qui la transmet à celle du destinataire.
Les PDP, acteurs privés agréés, assurent l’émission, la réception et la transmission des factures. Elles respectent les normes de sécurité (ISO 27001) et l’interopérabilité (PEPPOL). Le PPF, géré par l’État, sert d’annuaire des entreprises et de relais vers la DGFiP, mais sans fonctions avancées pour les échanges B2B. Les entreprises non rattachées à une PDP basculent sur le PPF par défaut, avec des fonctionnalités réduites.
Les formats de facture valides : le virage vers la donnée structurée
Deux formats sont autorisés :
- La Factur-X : Un PDF intégrant un XML structuré, lisible par les humains et les systèmes automatisés. Il est adapté aux entreprises de toutes tailles grâce à ses profils évolutifs.
- L’UBL et le CII : Des fichiers XML 100 % machine, conformes aux standards internationaux (UBL) et à l’ISO (CII). Idéal pour les systèmes complexes et les transactions transfrontalières.
La conformité est impérative. En effet, une facture non conforme expose à une amende de 15 € par document (plafonnée à 15 000 €/an). Recourir à un logiciel compatible ou une PDP certifiée garantit la validité des documents et anticipe les obligations futures, comme l’e-reporting pour les opérations B2C ou internationales.
Comment faire une facture électronique ? 4 étapes à suivre
Pour maîtriser comment faire une facture électronique, suivez un processus clair en quatre étapes : choisir une solution compatible, préparer vos données clients, générer la facture au format requis, puis l’envoyer et en suivre le statut.
Étape 1 : Choisir une solution de facturation compatible
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée garantit la conformité légale pour éviter des sanctions jusqu’à 15 € par facture non conforme. Les logiciels spécialisés automatisent le format Factur-X pour éviter les erreurs coûteuses. Les PDP encadrent le cycle de vie de la facture, de l’émission à l’archivage sur 6 ans. Optez pour une solution interopérable avec vos outils pour limiter les coûts d’intégration.
| Avantages | Inconvénients |
| Conformité aux normes Factur-X | Coûts initiaux pour l’intégration |
| Archivage légal sécurisé | Dépendance à la PDP |
Étape 2 : Collecter les informations et mettre à jour vos fiches clients
Le SIREN client est obligatoire pour valider son existence légale. Utilisez le répertoire SIRENE de l’INSEE ou des plateformes comme Societe.com pour vérifier le statut d’une entreprise. Par exemple, un SIREN correspondant à une entreprise inactivera la facture. Une base de données propre accélère les paiements et évite des pertes liées à l’e-reporting, obligatoire dès 2026.
Étape 3 : Saisir les données et générer la facture au bon format
Le format Factur-X (PDF/XML) combine un PDF lisible et des données structurées pour les systèmes automatisés. Des logiciels assurent sa compatibilité avec Chorus Pro. Les mentions obligatoires incluent le SIREN client, l’adresse de livraison et la nature des opérations. Ces outils évitent des amendes de 250 € par manquement à l’e-reporting en générant automatiquement les 165 champs requis.
Étape 4 : Transmettre la facture et suivre son statut
La facture part en un clic via la PDP. Le suivi des statuts (« déposée », « encaissée ») améliore la visibilité sur les paiements. Les plateformes transmettent automatiquement ces données à l’administration, évitant des amendes liées à l’e-reporting (obligation dès 2026). Ce suivi simplifie aussi la gestion des litiges grâce à un suivi en temps réel.
Les 4 nouvelles mentions obligatoires à ne jamais oublier
Savoir comment faire une facture électronique ne se limite pas à utiliser un outil adapté : il faut aussi intégrer les nouvelles mentions obligatoires prévues par la réforme. Quatre informations précises doivent désormais figurer sur chaque document pour garantir sa conformité légale et éviter tout risque de rejet ou de sanction.
Les informations à ajouter à vos factures B2B
Les nouvelles lois sur la facturation électronique imposent une vigilance accrue. L’oubli d’une mention peut entraîner une pénalité de 15 € par facture non conforme. Voici les éléments à inclure impérativement :
- Le numéro SIREN du client professionnel : indispensable pour identifier l’entreprise destinataire.
- L’adresse de livraison (si différente de l’adresse de facturation) : essentielle pour les transactions logistiques.
- La nature de l’opération : préciser s’il s’agit d’une livraison de biens, d’une prestation de services ou d’un mixte.
- La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » : réservée aux entreprises concernées.
Un logiciel spécialisé, comme ceux qui sont compatibles à Factur-X, automatise l’intégration de ces données et réduit les erreurs.
Comment obtenir et vérifier le SIREN de vos clients ?
Saviez-vous que 15 % des SIREN utilisés dans les factures sont incorrects ? Pour éviter les sanctions, deux solutions gratuites s’offrent à vous :
- Demander directement au client : mais insistez sur la vérification.
- Utiliser sirene.fr : la plateforme officielle de l’Insee, gratuite et mise à jour quotidiennement.
Sur sirene.fr, saisissez le SIREN ou le nom de l’entreprise pour obtenir un avis de situation valide. Attention aux arnaques et notez que tout service payant pour cette démarche est illégal. En cas de doute, Infogreffe (via les greffes des tribunaux de commerce) propose des documents certifiés. Anticiper ces obligations protège votre entreprise des futures évolutions réglementaires prévues d’ici 2027.
Anticiper pour éviter les sanctions : avantages et risques
Maîtriser comment faire une facture électronique dès maintenant permet non seulement de respecter la réforme, mais aussi d’anticiper les contrôles et d’éviter les sanctions. Cette préparation en amont offre des avantages concrets : gain de temps, fluidité des échanges et sécurité des données, tout en réduisant les risques liés à la non-conformité.
Les bénéfices concrets pour votre gestion quotidienne
L’adoption de la facture électronique offre des avantages tangibles. D’abord, elle réduit les coûts de traitement, avec une économie de 7 € par facture par rapport au format papier. Le suivi en temps réel accélère les paiements, limitant les retards.
Ensuite, les mentions obligatoires d’une facture pré-remplies (comme le SIREN du client), réduisent les risques d’erreurs, tandis que l’archivage sécurisé pendant 6 ans limite les risques de perte ou de vol. Enfin, la simplification des déclarations de TVA, grâce à l’e-reporting, libère du temps pour des tâches stratégiques.
Parmi les autres avantages, on peut aussi citer :
- La réduction des coûts : une facture électronique coûte moins qu’un timbre-poste.
- La rapidité des paiements : délais de traitement réduits, amélioration du cash-flow.
- La sécurité : données non modifiables, intégrité garantie par le format Factur-X.
- La conformité fiscale : pré-remplissage des déclarations de TVA, évitant les erreurs.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
Le non-respect des obligations légales expose à des amendes. Une facture non émise en format électronique coûte 15 € par infraction, plafonnée à 15 000 €/an. Les manquements à l’e-reporting, comme l’omission de données de transaction, entraînent une pénalité de 250 € par incident, sous le même plafond.
Heureusement, la première infraction reste sans sanction, offrant un délai pour s’adapter. Toutefois, retarder la mise en conformité pourrait entraîner des coûts cumulés et des retards administratifs :
- 15 € par facture non conforme (plafond de 15 000 €/an).
- 250 € par manquement à l’e-reporting (plafond identique).
- Première infraction non sanctionnée : une opportunité à saisir.
- Impact indirect : risques de perte de clients ou de réputation en cas de non-conformité.
Votre plan d’action pour une transition réussie
Savoir comment faire une facture électronique est crucial pour réussir la transition vers la facturation dématérialisée. Avec une checklist précise et le soutien de votre expert-comptable, vous pourrez vous préparer efficacement dès aujourd’hui et éviter les erreurs coûteuses. Un plan d’action bien structuré garantit une mise en conformité sereine et optimale.
La checklist pour vous préparer dès aujourd’hui
Anticiper la transition vers la facture électronique exige une organisation méthodique. Voici les étapes clés à engager immédiatement :
- Faire l’état des lieux : Auditez vos logiciels de facturation pour vérifier leur compatibilité avec les formats Factur-X ou UBL. Identifiez les processus manuels à éliminer, comme l’envoi de PDF par e-mail désormais interdit.
- Nettoyer et enrichir vos données : Créez une base de données clients avec les SIREN obligatoires. Une absence de SIREN bloque la transmission via les plateformes agréées. Intégrez aussi les adresses de livraison si elles diffèrent de celles des clients.
- Comparer et choisir votre plateforme : Explorez les plateformes agréées et vérifiez leurs fonctionnalités clés (automatisation, intégration API). Le PPF (Portail Public de Facturation) reste une solution basique mais limitée.
- Former vos équipes : Impliquez vos services comptables et commerciaux. Une formation technique sur les formats XML/Factur-X doit s’accompagner d’un accompagnement au changement.
- Communiquer avec vos partenaires : Informez vos clients et fournisseurs à l’avance. Utilisez des outils simples pour expliquer les nouvelles exigences (SIREN, nature des opérations).
- Anticiper les évolutions : Le format Factur-X 1.07.3 est la référence actuelle. Restez attentif aux mises à jour des normes en vigueur pour rester conforme.
Le rôle clé de votre expert-comptable
Votre expert-comptable n’est pas seulement un conseiller fiscal, mais un partenaire stratégique dans cette transformation. Il vous aide à :
- Choisir les bons outils : Il compare les solutions adaptées à votre secteur, en privilégiant celles intégrant les formats structurés.
- Assurer la conformité fiscale : Il vérifie que vos factures incluent les mentions obligatoires (SIREN, nature des opérations) et les cachets électroniques qualifiés. Il vous alerte sur les sanctions financières possibles.
- Anticiper les obligations futures : Avec la montée en charge progressive jusqu’en 2027, il vous prépare aux exigences de l’e-reporting pour les transactions B2C ou internationales.
La transition vers la facture électronique marque une évolution majeure vers une gestion simplifiée et une lutte accrue contre la fraude. Adoptez dès maintenant des outils conformes, mettez à jour vos données clients et choisissez une plateforme agréée.
