En règle générale, l’annulation d’une facture n’est plus possible une fois qu’elle est transmise au client. Autrement dit, vous n’êtes plus en mesure d’effectuer une quelconque modification ou supprimer une facture qui est déjà entre les mains du client.
Toutefois, des règles ont été mises en place par la législation française pour permettre la rectification, la suppression ou l’annulation d’une facture en cas d’erreur.
Comment supprimer une facture ?
Il arrive à tout le monde de faire des erreurs de facturation, surtout pour les personnes qui ne sont pas des expertes en comptabilité.
En France, il existe 4 règles de facturation qui sont les suivantes :
- Il n’est pas possible de supprimer de manière toute simple une facture qui a déjà été éditée et reçue par le client.
- Il faut conserver les factures pendant 10 ans.
- Il faut suivre un ordre chronologique pour les numéros de factures.
- Les factures doivent comporter des mentions obligatoires.
- Les mentions obligatoires doivent figurer sur vos factures.
Vous devez probablement vous demander comment faire dans le cas où vous avez oublié de mettre une mention obligatoire ou d’autres informations essentielles comme la réduction accordée à votre client ? Eh bien, fort heureusement, la législation de la facturation en France propose certaines manœuvres qui permettent de faire une rectification, une modification ou une annulation de facture en cas d’erreur.
Comment procéder à l’annulation de facture en cas d’erreur ?
Au cas où vous avez commis une erreur de facturation, vous avez encore le droit de procéder à l’annulation d’une facture déjà acquittée sous certaines conditions.
L’annulation d’une facture acquittée
Par contre, une possibilité s’offre à vous pour l’annulation d’une facture en comptabilité. Pour annuler une facture acquittée, vous devez élaborer une facture d’avoir.
Aussi connu sous le nom de note d’avoir ou note de crédit, ce document comptable est une facture dont le montant est négatif et c’est par le numéro et de la date qu’il fait référence. C’est donc la facture d’avoir qui vous donne la possibilité de procéder à l’annulation d’une facture déjà acquittée par le client.
À noter que la facture qu’en plus d’avoir le numéro de référence à la facture originale, la facture d’avoir a également son propre numéro.
L’annulation d’une facture non acquittée
En cas d’erreur de facturation, vous pouvez créer une version rectifiée si le client n’a pas encore effectué le paiement. Dans la facture, il faut surtout mettre une référence à la facture originale.
Si la facture acquittée est annulée, il faut tenir compte de deux règles :
- Dans la facture rectificative, on doit trouver un nouveau numéro de facture et le document doit aussi faire référence à la facture originale.
- Il faut procéder à la numérotation chronologique des factures
Si vous souhaitez faire référence à la facture originale, vous devez mentionner les détails suivants :
- Le nom de votre entreprise et son adresse
- Les erreurs rectifiées par rapport à la facture originale
- La date et le numéro de la facture qui nécessite une rectification
Ensuite, vous devez remettre la facture rectificative au client pour annuler la facture originale.
Qui peut faire la modification ou l’annulation d’une facture ?
En cas d’erreur, l’entreprise prestataire de service modifie ou annule la facture. Quelle que soit la raison, il n’est pas possible pour le client de procéder à la rectification d’une facture.
Ainsi, la question se pose : un particulier peut-il faire une facture ? La réponse est que, dans le cadre de transactions simples, un particulier peut effectivement émettre une facture, mais cela ne lui donne pas le droit de modifier une facture déjà émise par un professionnel.
Si le client détecte une erreur dans la facture, il ne peut pas agir par lui-même, mais devra appeler l’entreprise pour que cette dernière puisse faire le nécessaire. Si elle a oublié d’afficher des mentions obligatoires ou qu’elle a commis des erreurs sur la facture, l’entreprise effectue les modifications ou l’annulation du document.
Quand est-ce que la modification d’une facture peut être effectuée ?
Vous pouvez détecter une erreur de facturation dès la réalisation du document ou même 3 ans plus tard. Que ce soit pour l’un ou l’autre cas, il vous est possible d’effectuer la modification de la facture quand vous le voulez.
Les fautes d’orthographe n’imposent pas toujours la modification d’une facture. Vous n’êtes pas obligé de la corriger si l’erreur est mineure. Toutefois, si elle affecte la compréhension du contenu, une correction est nécessaire. Cela garantit la clarté et la validité du document.
Il est nécessaire d’annuler et de rectifier la facture quand l’erreur influe sur la prévention d’un contrôle fiscal ou la comptabilité. Ainsi, si vous avez oublié de mettre les mentions obligatoires sur une facture ou que vous avez effectué une erreur sur le montant de la facture, vous devez à tout prix la modifier.
Pourquoi ne pas négliger les erreurs de facturation ?
Pour éviter une amende, votre entreprise doit corriger toute erreur sur une facture. Vous devez la rectifier ou l’annuler si nécessaire. Cette démarche assure votre conformité aux règles comptables. Elle protège aussi votre société des sanctions financières. En effet, cette erreur peut entraîner des pénalités à l’entreprise en cas de contrôle fiscal ou d’audit.
L’amende à payer est de 15 euros si la facture comporte des erreurs. Chaque élément manquant ou chaque erreur commise dans le document se voit attribuer ce montant. Grâce à l’annulation de la facture, vous rendez plus simple les exercices comptables tout en régularisant les comptes. Cette opération prend du temps. Il est donc important de rester vigilant lors de la rédaction d’une facture. Une bonne attention permet d’éviter les erreurs. Cela vous aide à gagner du temps et à assurer la conformité des documents.
Pour éviter les erreurs de facturation, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation qui est conforme à la loi anti-fraude. Cet outil vous permet de gagner du temps sur la saisie automatique. Il facilite aussi la numérotation des documents de facturation. De plus, il automatise le calcul des montants de la TVA. Ainsi, votre gestion comptable devient plus rapide et efficace.
Une erreur de facturation empêche-t-elle la récupération de la TVA ?
Établir une note d’avoir permet de récupérer la TVA après le paiement de la facture. Vous devez y indiquer le montant de la TVA correspondante. Mentionnez également le montant hors taxe de la remise et le total hors taxe. Enfin, précisez le montant de la TVA après application de la réduction. Veillez à ce que la facture fasse référence à la version originale.
La rectification du document n’est donc pas nécessaire. Si vous ne souhaitez pas récupérer la TVA sur la remise, mentionnez la facture initiale dans la note d’avoir. Indiquez que la remise ne comporte pas de taxe. Ainsi, la rectification du document n’est pas obligatoire. Vous pouvez donc éviter toute modification supplémentaire.
