La gestion et la conservation des documents comptables comme les factures, les bons de commande et les bulletins de livraison sont des tâches très chronophages et fastidieuses pour toutes les entreprises. Avec ou sans l’assistance d’un expert-comptable, le format papier pour tenir sa comptabilité est de plus en plus substitué par le format numérique. Les auto-entrepreneurs, les TPE, les PME et les grandes sociétés qui souhaitent passer à la dématérialisation de leurs documents se demandent en premier lieu si le choix d’un logiciel ou solution comptable est une sage décision. Oui, à condition d’utiliser un outil en ligne agréé adapté aux besoins et à la taille de son entreprise. De la conformité à la loi en matière de comptabilité au gain de temps et à une meilleure organisation de l’entreprise, de nombreuses raisons poussent les entrepreneurs à incorporer dans leur gestion un logiciel comptable ou de facturation en ligne.
Un logiciel de facturation améliore le traitement des documents
Le processus de vente de produits ou de prestation de services s’effectue en plusieurs étapes. Une PME ou un micro-entrepreneur contacté par un client potentiel doit créer un devis personnalisé avant de réaliser la transaction. L’entreprise confectionne ensuite un bon de livraison. Au moment de l’achat, le vendeur doit émettre une facture qui doit respecter plusieurs obligations légales. Si le bien est livré à l’adresse du client, la remise est justifiée par un bon de livraison. Chaque étape implique l’utilisation d’au moins un document papier. Grâce à un outil de facturation en ligne qui dispose de plusieurs fonctionnalités, l’utilisateur peut :
- créer rapidement des devis, des bons de commande, des factures et des bons de livraison conformes à la loi;
- personnaliser ses documents pour mieux s’organiser en interne, séduire ses clients et se démarquer de la concurrence;
- centraliser ses données comptables sur ses propres serveurs ou dans des centres de données externes sécurisés s’il choisit le cloud en mode SaaS.
Logiciels comptables et logiciels CRM, grands alliés des entrepreneurs
Certaines entreprises, quelle que soit leur taille, font le pari d’un logiciel en ligne qui se convertit en expert-comptable. Les outils de comptabilité comme QuickBooks, Sage, Henrii, Sellsy et Zervant proposent un panel de fonctionnalités bien plus large qu’un outil de facturation. Ces logiciels plus avancés sont souvent testables via une version d’essai pour laisser aux utilisateurs la possibilité de découvrir tout leur potentiel pour concrétiser leur projet. Pouvant souvent être complétés grâce à la souscription de modules payants, ces progiciels de gestion intégrés ou ERP facilitent :
- la gestion complète de la trésorerie de l’entreprise, avec enregistrement de toutes les dépenses et des encaissements;
- les relances automatiques en cas de retard de paiement;
- la déclaration et le paiement de la TVA si l’entreprise est assujettie à cette taxe;
- l’élaboration de tableaux de bord pour visualiser des indicateurs clés qui aident l’entrepreneur à prendre des décisions stratégiques;
- des données clients précises pour une meilleure relation entre l’entreprise et ses collaborateurs (gestion CRM).
Un outil comptable permet de remplir ses obligations légales
Logiciel de facturation et mentions obligatoires
Une facture doit inclure plusieurs informations appelées mentions obligatoires. Le non-respect de cette obligation est sanctionné financièrement. Les outils comptables en ligne certifiés éliminent ce risque. Le logiciel insère automatiquement sur chaque document toutes les mentions obligatoires telles que l’identification du vendeur et du client, les montants à payer et le taux de TVA.
Logiciels comptables et gestion de la TVA
Une solution de comptabilité en ligne s’assure par ailleurs des déclarations fiscales obligatoires et du paiement de la TVA. L’outil calcule automatiquement les sommes à régler en fonction des montants des factures émises et archivées.
Outils comptables en ligne et conservation des documents
En France, toutes les pièces comptables doivent être conservées au moins un an, y compris les factures. La période légale de conservation peut s’étendre à 10 ans, et dépend de la nature du document. Un contrôle fiscal inopiné met un coup d’arrêt aux projets de certains entrepreneurs, qui ne sont pas en mesure de présenter les documents sollicités.
Gérer son entreprise depuis n’importe où avec un logiciel comptable
Les entrepreneurs se lancent souvent dans une activité avec un petit projet ambitieux qui, rapidement, peut s’étendre géographiquement. Difficile de démarcher des clients, de rencontrer ses fournisseurs ou de se réunir avec ses collaborateurs en emportant tous contrats et autres documents comptables avec soi. Les logiciels de comptabilité constituent une solution efficace à la problématique d’accès aux documents. Toutes vos factures et tous les projets en cours sont centralisés, sécurisés et accessibles depuis n’importe quel ordinateur. Les logiciels comptables comme QuickBooks sont en outre compatibles avec les terminaux mobiles. Un client vous appelle lorsque vous êtes en déplacement pour vérifier sa dernière facture ? Apportez-lui une réponse en temps réel, et améliorez considérablement votre CRM.
Gagner un temps précieux grâce à un logiciel comptable
Les projets des entreprises, pour être réussis, nécessitent beaucoup de réflexion et de travail. Ce travail demande du temps, chose dont beaucoup d’entrepreneurs manquent cruellement. Pour cette raison, ils sont nombreux à s’offrir les services d’un expert-comptable en charge de leur comptabilité. Un logiciel comptable abouti renferme les fonctionnalités qui permettent de réaliser toutes ces tâches. Ce type de solution fait gagner un temps précieux aux utilisateurs. Un temps qu’il peuvent consacrer par exemple à l’amélioration de la CRM, à la publication d’offres web, à la refonte de leur site web pour les entreprises de e-commerce, à une campagne de e-marketing, à la conquête de nouveaux marchés ou à la diversification de leur offre. Les logiciels comptables offrent aussi la possibilité d’importer en quelques clics ses relevés bancaires, d’émettre des factures d’honoraires et pro-forma.
Un logiciel de comptabilité aide à lutter contre la fraude
Les outils de facturation et de comptabilité en ligne agréés sont d’excellents dispositifs anti-fraude. Les éditeurs de logiciels certifiés peuvent remettre à leurs clients une attestation de conformité ou un certificat en cas de contrôle fiscal. Cette option est disponible dans le menu de certains outils. Une fois la demande de certificat ou d’attestation en ligne réalisée, l’éditeur envoie le document requis à son client ou le dépose sur son compte. L’utilisation d’un outil agréé véhicule une image de transparence et de bonne trésorerie que les clients, les fournisseurs, les collaborateurs et l’administration apprécient.
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