Du calcul des frais kilométriques domicile-travail aux billets d’avion pour rencontrer ses collaborateurs, en passant par les déjeuners professionnels pour remercier des clients exceptionnels, les notes de frais sont incontournables pour les sociétés. Les dépenses des salariés ou des entrepreneurs dans le cadre de l’activité de l’entreprise doivent, comme toute dépense, figurer dans le livre comptable. Demande des justificatifs, saisie des mouvements de caisse dans les comptes de la société, déduction de la TVA, remboursement des frais engagés : la gestion des notes de frais est un processus qui demande beaucoup de temps et des connaissances basiques en comptabilité. Certains professionnels préfèrent déléguer ces tâches comptables à un expert. D’autres décident d’utiliser une application mobile comme Jenji ou Cleemy, ou un logiciel de comptabilité comme QuickBooks. Petits conseils professionnels pour bien réaliser l’enregistrement et le paiement de ses notes de frais avec un outil en ligne.
Démarche à suivre pour bien gérer ses notes de frais
Avant d’offrir aux membres de votre équipe un accès à un outil en ligne accessible depuis n’importe quel smartphone ou ordinateur pour qu’ils puissent entrer leurs notes de frais, expliquez à tous vos collaborateurs que comme les factures, les notes de frais doivent comporter des mentions obligatoires pour être en conformité avec la loi. Les justificatifs que vous remettent vos salariés pour exiger le remboursement des frais engagés doivent inclure :
- le nom du salarié ou du collaborateur qui a effectué les dépenses;
- un bref descriptif du motif des dépenses;
- le montant hors taxes de la note;
- le taux de TVA applicable;
- le montant TTC de la note.
Si les notes de frais et les justificatifs qu’ils vous remettent contiennent ces informations, vous pouvez inscrire les dépenses au débit dans votre Plan Comptable Général.
Ce type de frais peut être inscrit dans les comptes :
- 6251 – Voyages et déplacements;
- 6256 – Missions;
- 6257 – Réceptions;
- 6234 – Cadeaux;
- 647 – Autres charges sociales pour les frais de transport travail-domicile;
- 6063 – Produits d’entretien et petit équipement;
- 6064 – Fournitures administratives;
- 6181 – Documentation générale;
- 6183 – Documentation technique.
Pour les frais de déplacement, lorsque le salarié utilise son propre véhicule pour re rendre sur son lieu de travail ou rencontrer ses collaborateurs, il peut avoir droit à une indemnité forfaitaire. Cette indemnité, dont le calcul dépend en partie de la puissance fiscale du véhicule, inclut les frais kilométriques, les frais de carburant et l’entretien du véhicule.
Les meilleures applications mobiles pour gérer ses notes de frais
Faciles à télécharger depuis un téléphone portable ou une tablette qui tourne sous Android ou iOS (iPhone), les applications mobiles constituent une solution très pratique pour améliorer la gestion des notes de frais et rendre la comptabilité d’une entreprise plus transparente.
Jenji, l’outil de gestion en ligne avec une version gratuite
Lancée par une start-up parisienne, Jenji est une appli appréciée pour son interface intuitive et la sécurisation des données. Plus de 35000 entreprises dont Total et Matmut ont utilisé ses services pour optimiser la gestion des notes de frais de leur personnel. Les utilisateurs saluent les avantages de cette application mobile pour établir des process clairs et précis, notamment concernant la TVA déductible. Jenji compte par ailleurs sur des partenariats stratégiques comme sa connexion bancaire avec Bankin’ et Docapost, spécialiste des coffres-forts et des cachets serveurs. La version « Entreprise » de Jenji ouvre plusieurs fonctionnalités très intéressantes comme la compatibilité avec plusieurs logiciels comptables comme Sage et QuickBooks.
Cleemy pour étendre sa politique de dépenses
La société fondatrice de Cleemy, Lucca, détient des logiciels de caisse et RH qui peuvent être connectés avec Cleemy. Cette possibilité constitue un des principaux avantages de cette application mobile. Elle permet aux entreprises d’aller au-delà de la simple gestion des notes de frais, et de mettre en place une vaste stratégie de contrôle des dépenses. Les entrepreneurs et leurs collaborateurs utilisent surtout cette appli pour entrer leurs frais de déplacement (y compris le carburant, les péages et les parkings) et les notes de restaurant.
Rydoo, accent mis sur les voyages d’affaires
Cette application mobile offre la possibilité de dématérialiser ses factures relatives aux déplacements professionnels. Les collaborateurs peuvent l’utiliser en amont de leur voyage d’affaires, par exemple lors d’une réservation de billet, et sur place au moment du check-in à l’hôtel. Le système communique aussi en temps réel les trajets effectués par les salariés, grâce à un partenariat avec Uber.
Expensya pour anticiper ses notes de frais
Compatible avec Android et iOS, Expensya embarque une technologie de reconnaissance intelligente avancée qui lui permet de saisir toutes les informations pertinentes en un temps record, éliminant ainsi la saisie manuelle. Toutes les dépenses, y compris la TVA et les taxes de séjour, sont conservées en lieu sûr des serveurs distants (cloud) et synchronisées en temps réel sur les appareils de tous vos collaborateurs.
L’utilisation d’un logiciel comptable pour gérer ses notes de frais
Une entreprise qui désire s’appuyer sur un outil abouti qui propose de nombreux services pour automatiser toutes les tâches comptables se tourne vers un logiciel de comptabilité. Ces solutions en ligne très complètes renferment un grand choix de fonctionnalités pour :
- gérer le processus de facturation depuis la création des devis à l’archivage des factures pendant la période légale imposée par la loi;
- réaliser un suivi des clients minutieux en analysant leurs comportements tels que leur délai de paiement moyen;
- déclarer et payer la TVA;
- réaliser le bilan comptable et le compte de résultat à la clôture de chaque exercice;
- centraliser les données et conserver tous les documents comptables pendant plusieurs années;
- rechercher rapidement un document et prouver la bonne tenue de sa comptabilité en cas de contrôle fiscal;
- réduire les erreurs pendant la saisie manuelle des montants;
- réduire ses coûts de gestion comptable et son empreinte carbone;
- gagner du temps et se concentrer pleinement sur son coeur de métier.
Les logiciels de comptabilité sont en général payants, avec une version gratuite pour tester le produit pendant quelques jours, en général un mois. Pour proposer des produits adaptés à chaque client, l’éditeur dispose de plusieurs versions et offre le plus souvent la possibilité d’ajouter des modules payants pour bénéficier d’un plus grand nombre de services.
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