L’édition d’une facture de solde est dans le but de démontrer la vente de l’ensemble des marchandises ou la réalisation de la prestation de services. Il s’agit d’une facture finale qui signifie la clôture de la vente de service ou de biens après le paiement d’un ou plusieurs acomptes.
La facture de solde ne devrait pas être confondue avec la facture d’acompte. Comme son nom l’indique, cette dernière est élaborée dans le cadre d’un acompte afin de prouver le réglage en avance d’une partie du montant total de la vente.
En cas d’acompte, il est obligatoire d’émettre une facture, quelle que soit l’entreprise concernée. C’est du moins ce qu’affirme l’article 289 du CGI du Code général des impôts. De son côté, la facture de solde permet tout simplement de récapituler les acomptes versés. C’est le document qui sera enregistré dans la comptabilité du vendeur ou du prestataire, comparé aux factures d’acomptes qui servent uniquement indicatives.
Quand établir une facture de solde ?
Comme on vient de l’expliquer dans les lignes précédentes, la création d’une facture de solde s’effectue systématiquement au cours du dernier règlement, après le versement d’un ou plusieurs acomptes, à la livraison finale du produit ou à l’achèvement de la prestation de service.
Cette facture affiche les sommes déjà perçues par le prestataire ainsi que le montant à verser au client pour achever le paiement. Cette facture n’est pas aussi à confondre avec la facture d’avoir ou la facture de situation.
Comment élaborer une facture finale ?
L’élaboration d’une facture doit suivre quelques règles comme tout autre document de transaction financière. Voici les quelques astuces et conditions à respecter pour créer un modèle respectant les normes :
Respecter les obligations légales d’une facture simple
La création d’une facture de solde doit suivre les mêmes principes d’élaboration d’une facture classique. Cela signifie que ce document est également soumis aux mêmes obligations légales d’un modèle de facture normal.
Dans ce cas, il doit comporter certaines mentions obligatoires comme :
- La date à laquelle la vente ou la prestation a été réalisée
- La quantité de services ou de produits facturés
- La dénomination exacte de ces produits ou services
- Le prix à l’unité ou HT de chaque produit ou prestation livrée
- Les réductions, s’il y en a
- …
Dans la facture de solde, on doit ainsi trouver un système de numérotation précis sans rupture. Cette règle est à respecter pour tout type de facture.
Faire la synthèse de tous les acomptes réglés
Dans cette facture, le vendeur ou prestataire de service doit récapituler tous les précédents règlements effectués. Dans ce cas, le montant total des acomptes pour la prestation ou la commande déjà émise doivent y figurer afin d’identifier les précédentes factures d’acomptes. Cette démarche est effectuée dans le but de déduire le solde restant dû.
Ainsi, pour chaque référence dans le document, il ne faut pas oublier de préciser le numéro, ainsi que le numéro et la date de l’acompte.
Au cas où la prestation a fait l’objet d’un devis, la formulation de la demande d’acompte est effectuée dès cette étape. Quant à la référence de devis, elle est affichée sur la facture de solde.
Considérer la TVA
La manière correcte d’édition d’une facture consiste à bien tenir compte de la TVA et ne pas la facturer deux fois. Pour calculer la TVA sur la facture de solde, il faut se référer à la TVA appliquée sur les factures d’acompte.
Pour cela, les informations suivantes sont à tenir compte :
- Il y a l’exigence de TVA au moment de l’acompte lors d’une vente de services
- Il n’y a pas d’exigence de TVA au moment de l’acompte lors d’une vente de biens
Certains détails essentiels comme la mention « TVA non applicable » ou le taux légal applicable devraient aussi s’afficher dans la facture.
Un micro-entrepreneur peut être redevable de la TVA. Au cas où un vendeur ou prestataire de service n’est pas assujetti à la TVA, il doit ajouter dans le document la référence à l’« article 293 B du CGI ».
Se référer à un modèle déjà prêt
Il s’agit d’un modèle pré-rempli que certains services sur internet mettent à la disposition des entreprises ou prestataires de services qui souhaitent rédiger facilement une facture finale. Sur internet, certains services proposent des modèles de factures de solde qui peuvent être téléchargés gratuitement au format désiré. L’utilisateur n’a plus qu’à remplir le document avec ses propres informations.
Au cas où le modèle est basé sur une vente de services, l’utilisateur devra mettre à jour le document s’il souhaite créer une facture s’appuyant sur la vente de biens.
Se servir d’un logiciel de facturation en ligne
L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne est aussi possible pour faciliter la tâche. Cette solution est encore plus efficace que le modèle à remplir. Il s’agit d’un logiciel dédié qui permet aux utilisateurs d’éviter les saisies manuelles.
Sur le web, vous avez le choix entre beaucoup de logiciels de facturation et de comptabilité. Certains sont par exemple dédiés aux TPE et artisans. Ces outils ont pour mission d’automatiser au maximum des opérations comme :
- L’élaboration d’une facture de solde, incluant des opérations comme l’édition de la facture de solde correspondante, le devis en facture d’acompte et la conversion du devis en facture d’acompte, tout en conservant toutes les références.
- Le calcul des différents montants comme la TVA, le pourcentage des acomptes, le solde restant… Cela est réalisé selon les mentions légales et en toute conformité.
D’autres logiciels de facturation et de gestion de facture se tournent vers les TPE et les PME. Ce genre d’outils rendent les opérations quotidiennes plus faciles. Ces opérations peuvent être les suivantes :
- La création d’une facture en devis en seulement quelques clics
- La création d’une facture de solde selon les normes en vigueur. L’outil inclut déjà les mentions obligatoires, les bons de TVA et d’autres détails essentiels.
- La proposition de solutions pratiques comme le paiement en ligne et la signature électronique pour permettre aux utilisateurs d’obtenir rapidement leurs règlements.
