Perdez-vous du temps et de l’argent avec des factures papier ? La facturation électronique transforme la gestion des flux en format dématérialisé, sécurisé et conforme. Vous vous demandez peut-être : facturation électronique, c’est quoi au juste ? C’est une solution modernisée qui permet d’émettre, transmettre et archiver les factures de manière automatisée et conforme aux exigences légales.
Découvrez comment cette réforme optimise vos opérations, réduit les coûts et simplifie la transmission des données à l’administration fiscale, tout en garantissant la piste d’audit fiable exigée par la loi.
Comprendre la facturation électronique et ses enjeux
La facturation électronique désigne l’émission, la transmission et la réception de factures sous format électronique via des plateformes accréditées. Ce processus entièrement dématérialisé remplace progressivement la facturation papier et il est obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA en France.
Inscrite dans le cadre de la réforme facturation électronique, cette évolution vise à moderniser les échanges commerciaux et à renforcer le contrôle fiscal. Les données d’achat et de vente transitent via des plateformes de dématérialisation partenaires, garantissant la conformité fiscale et la sécurité.
La facturation électronique simplifie la gestion comptable, réduit les erreurs et accélère les cycles de paiement. Pour les entreprises, elle diminue les coûts liés à l’impression, l’archivage et le traitement manuel. L’administration fiscale y voit un levier contre la fraude, estimée à 12 milliards d’euros. L’Italie a récupéré 2,3 milliards d’euros en 2019 grâce à sa généralisation, ce qui illustre son efficacité accrue.
Cadre légal et mise en œuvre de la réforme
| Calendrier de déploiement de la facturation électronique par taille d’entreprise | |||
| Taille d’entreprise | Obligation d’émission | Obligation de réception | Exceptions |
| Grandes entreprises | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 | Opérations relevant du secret défense ou exonérées de TVA |
| ETI | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 | Prestations de santé, enseignement, immobilier, associations à but non lucratif |
| PME et micro-entreprises | 1er septembre 2027 | 1er septembre 2026 | Opérations bancaires, financières, d’assurance et de réassurance |
La réforme de la facturation électronique s’ancre dans la loi de finances de 2024, étendant l’obligation aux opérations entre assujettis à la TVA. Mais concrètement, facturation électronique c’est quoi ? Il s’agit d’un dispositif qui impose l’émission, la transmission et la réception des factures sous format numérique structuré.
L’e-invoicing et l’e-reporting forment les piliers de ce dispositif, renforçant la lutte contre la fraude fiscale tout en modernisant les échanges entre les entreprises et l’administration. Cette évolution découle directement de la loi facturation électronique, qui encadre les obligations, les délais et les sanctions applicables.
Les entreprises assujetties à la TVA doivent émettre et recevoir des factures électroniques selon un calendrier progressif. Les grandes entreprises et ETI débutent en septembre 2026, les PME suivent en 2027 et les opérations entre les assujettis à la TVA en France relèvent de cette obligation. Les non-conformités exposent à des pénalités de 15 € par facture, plafonnées à 15 000 € par an.
Le fonctionnement technique et la transmission des données
La facturation électronique, c’est quoi exactement ? Bien plus qu’un simple envoi de facture par email, elle repose sur un processus technique structuré permettant la transmission sécurisée des données via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
Ce système utilise des formats normalisés pour garantir l’intégrité des échanges et s’inscrit dans un cadre réglementaire incluant l’e-reporting, essentiel pour la transmission des données à l’administration fiscale.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont des intermédiaires techniques immatriculés par l’administration fiscale pour trois ans renouvelable. Elles assurent l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques, tout en garantissant leur conformité légale et leur sécurité.
Pour bien comprendre leur rôle, il est essentiel de se poser la question suivante : facturation électronique c’est quoi dans ce contexte ? C’est un processus réglementé qui repose sur des échanges structurés entre plateformes habilitées, assurant la traçabilité, la conformité et la sécurité des données.
Dans ce cadre, le recours à un logiciel facturation électronique compatible avec les PDP permet aux entreprises de fluidifier leurs échanges, d’automatiser les envois et de garantir la conformité réglementaire.
Voici les principales missions de ces plateformes :
- Vérifier l’immatriculation officielle de la PDP et sa conformité aux normes de sécurité imposées par l’État.
- Évaluer les fonctionnalités complémentaires comme l’archivage à valeur probante ou la conversion PDF-Factur-X.
- PDP certifiée ISO 27001 et conforme au RGPD pour garantir la sécurité des données comptables.
- Tester l’interopérabilité avec vos systèmes existants et la compatibilité avec les plateformes des partenaires.
Le processus de transmission des factures électroniques implique plusieurs acteurs :
- L’émetteur utilise une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public Chorus Pro.
- La PDP vérifie la conformité de la facture avant de la transmettre à la plateforme du destinataire ou au portail public.
- Le destinataire reçoit la facture via sa PDP ou le portail public de facturation.
Les formats acceptés et la sécurisation des échanges
Les formats de facturation électronique autorisés en France sont UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X. Ce dernier combine un fichier XML structuré et un PDF lisible, répondant à la norme européenne EN 16931.
Pour bien comprendre les enjeux de ces formats, il est utile de se demander : facturation électronique c’est quoi exactement ? C’est un système normalisé permettant d’échanger des factures de manière automatisée, sécurisée et conforme aux exigences légales. Les entreprises peuvent utiliser une PDP immatriculée ou le portail public Chorus Pro pour émettre ou recevoir des factures électroniques.
Dans ce contexte, la facturation X, qui combine un fichier PDF lisible et des données structurées au format XML (Factur-X), facilite les échanges entre les différents systèmes tout en respectant les normes fiscales en vigueur.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sécurisent les factures électroniques par des mécanismes de cachet électronique qualifié. Ces plateformes accréditées par l’administration fiscale garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents. Elles doivent aussi établir une piste d’audit fiable pour reconstituer le parcours des factures électroniques.
L’e-reporting et la transmission des données à l’administration
L’e-reporting consiste à transmettre à l’administration fiscale des données de transaction et de paiement. Contrairement à la facturation électronique entre entreprises (e-invoicing), il concerne les opérations B2C et les échanges avec des partenaires étrangers, renforçant la transparence fiscale.
Avant d’entrer dans les obligations, il est essentiel de bien comprendre facturation électronique c’est quoi : un système structuré permettant non seulement l’échange automatisé de factures, mais aussi la remontée d’informations fiscales en temps réel.
Les entreprises doivent transmettre les données de transaction via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public Chorus Pro. Les informations incluent l’identité des parties, les montants HT et TTC, les taux de TVA et les dates de transactions. Les grandes entreprises et ETI doivent effectuer ces transmissions à partir de 2026. Pour les PME et micro-entreprises, c’est à partir de 2027.
La mise en place de la facturation électronique en entreprise
La facturation électronique, c’est quoi pour une entreprise en pratique ? C’est une transformation profonde qui nécessite une préparation rigoureuse, tant sur le plan organisationnel que technique. De l’adaptation des processus internes au choix des solutions logicielles, en passant par la gestion de la transition et la coordination avec les partenaires commerciaux, sa mise en place demande une anticipation stratégique pour assurer conformité et efficacité.
La préparation et l’adaptation des entreprises
Préparez votre entreprise à la facturation électronique en identifiant les acteurs concernés, en choisissant une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et en formant les équipes.
Mais avant toute chose, il est essentiel de comprendre facturation électronique c’est quoi : un dispositif légal et technique visant à automatiser l’émission, la transmission et l’archivage des factures dans un format structuré. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’obligation facturation électronique instaurée par la loi, qui concerne progressivement toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Vérifiez que vos systèmes informatiques peuvent générer, transmettre et archiver des factures au format électronique obligatoire.
Adaptez vos processus comptables en établissant des contrôles automatisés et en formant vos collaborateurs. La transition vers l’électronique réduit les tâches manuelles et améliore l’efficacité. Vos systèmes doivent être compatibles avec les plateformes de dématérialisation partenaires pour assurer la conformité fiscale et faciliter les échanges avec l’administration.
Solutions techniques et logicielles
| Comparatif des principales fonctionnalités des solutions de facturation électronique | ||
| Fonctionnalités | Solutions intégrées à l’ERP | Solutions tierces spécialisées |
| Gestion des formats | Formats natifs du système ERP (XML, PDF) | Multi-format (Factur-X, UBL, Chorus Pro, PDF, XML) |
| Automatisation des processus | Automatisation basique des tâches répétitives | Automatisation étendue (génération, envoi, relances) |
| Conformité réglementaire | Conformité garantie via mise à jour automatique | Conformité certifiée NF203 et adaptée aux normes internationales |
| Reporting et analyses | Tableaux de bord standards | Analyses approfondies avec indicateurs personnalisables |
| Intégration technique | Intégration native au SI | Connecteurs API pour tous types d’ERP |
| Sécurité des données | Sécurité dépendant de l’ERP | Chiffrement AES-256, pistes d’audit fiables et sauvegardes automatiques |
| Adaptabilité internationale | Support des réglementations locales | Conformité aux normes fiscales mondiales (VAT, IVA, etc.) |
Les PME peuvent opter pour des solutions intégrées à leurs logiciels de gestion comme EBP ou Cegid pour aller facilement vers la transition. Quant aux grandes entreprises, elles privilégient des plateformes spécialisées avec des fonctionnalités étendues.
Avant de faire un choix, posez-vous la question : facturation électronique c’est quoi dans votre contexte ? C’est l’ensemble des outils et processus permettant de produire, transmettre et conserver des factures numériques conformes aux exigences fiscales. Le choix dépend de votre volume de facturation, de votre structure et de votre présence internationale.
Évaluez la compatibilité d’une solution avec votre système d’information en analysant vos outils existants et en testant l’intégration technique. Vérifiez la capacité à générer des formats conformes et à transmettre les données fiscales à l’administration. Assurez-vous que la solution garantit un archivage électronique conforme aux obligations légales.
La gestion de la période de transition
Anticipez la coexistence du papier et de l’électronique en mettant en place des contrôles pour éviter les doublons. Mais avant tout, il est utile de clarifier facturation électronique c’est quoi, afin de bien comprendre les enjeux liés à cette transition vers un format numérique sécurisé et conforme.
La conformité d’une facture devient alors un enjeu central, puisqu’il s’agit de garantir que chaque document respecte les exigences légales en matière de format, de contenu et de transmission.
Configurez vos systèmes pour gérer les deux formats tout en préparant la bascule complète vers l’électronique. La formation des équipes à ces nouveaux processus est essentielle.
N’oubliez pas aussi d’anticiper les défis de la transition en testant les solutions avant les échéances légales. Il est important de mettre en place un accompagnement technique pour vos équipes et d’établir un calendrier de bascule progressive. Informez vos partenaires commerciaux pour coordonner la transition et éviter les blocages dans vos échanges. Une préparation anticipée réduit les risques de non-conformité.
Les relations avec les partenaires commerciaux
Faites part de votre transition vers la facturation électronique à vos partenaires commerciaux. Pour faciliter cette communication, il est essentiel de clarifier facturation électronique c’est quoi, en expliquant les nouvelles obligations légales, les formats acceptés et les délais d’adoption. Expliquez aussi les bénéfices de cette transition, notamment en matière d’efficacité et de sécurité des échanges commerciaux.
Pour accompagner cette étape, profitez d’un essai de 30 jours gratuit sur notre logiciel, qui vous permettra de tester facilement les fonctionnalités indispensables à la gestion de la facturation électronique.
Vous pouvez informer vos partenaires commerciaux en utilisant l’un des moyens suivants :
- Partage des guides facturation électronique et ses bénéfices
- Organisation des ateliers de formation ou des webinaires dédiés aux équipes clients et fournisseurs
- Accompagnement technique pour l’intégration des flux avec leur plateforme existante
- Mise en place d’un support dédié pour répondre aux questions pendant la transition
Les partenaires internationaux nécessitent une attention particulière. Il est important de noter que les règles de facturation varient selon les pays et certains ne sont pas soumis aux mêmes obligations. Établissez des procédures spécifiques pour les échanges transfrontaliers et vérifiez la compatibilité des formats avec les réglementations locales.
Les bénéfices et perspectives d’évolution
Facturation électronique, c’est quoi au-delà de la conformité ? C’est un levier de performance qui offre de nombreux avantages opérationnels et financiers, tout en s’inscrivant dans une démarche responsable.
Réduction des coûts, gain de temps, traçabilité accrue, mais aussi diminution de l’empreinte environnementale : cette évolution s’impose comme un atout stratégique pour les entreprises, en phase avec les exigences croissantes en matière de RSE et de développement durable.
Les avantages opérationnels et financiers
La facturation électronique réduit le temps de traitement d’une facture de 75 %. Mais avant d’évaluer ces gains, il est important de comprendre facturation électronique c’est quoi : un processus dématérialisé qui automatise l’émission, la transmission et le traitement des factures. Ce système s’intègre souvent avec la gestion des facturation et devis, permettant ainsi une meilleure fluidité entre l’établissement des offres commerciales et leur facturation.
Les grandes entreprises enregistrent des gains de 54,4 minutes par facture reçue. On note aussi une augmentation de 30 à 50 %, de la productivité des équipes comptables, libérant du temps pour des missions stratégiques.
Les coûts de traitement baissent de 60 à 80 %. Rappelons qu’une facture papier coûte 14 à 20 € contre 0,40 € en format électronique. Grâce à la facturation électronique, une PME moyenne économise 25 000 € annuels et le ROI atteint 200 à 400 % en deux ans, avec 9 € d’économie par facture traitée.
Les impacts environnementaux et RSE
La dématérialisation préserve 96 arbres par an pour 20 000 factures. Elle évite 300 tonnes d’eau et 24 tonnes de CO2. Le bilan carbone diminue de 36 % par rapport au papier, aligné avec les objectifs RSE des entreprises modernes.
Pour bien mesurer ces impacts, il est utile de se demander facturation électronique c’est quoi : un processus numérique qui transforme la gestion des factures tout en contribuant significativement à la réduction de l’empreinte environnementale.
Pour information, 10 % des arbres coupés servent à imprimer des factures et l’énergie nécessaire pour les créer représente la consommation annuelle de 20 millions de foyers. La transition vers l’électronique réduit les émissions de 63 %, renforçant l’engagement écologique des organisations dans leur stratégie globale de développement durable.
La facturation électronique impose une transformation stratégique incontournable pour les entreprises. Pour accompagner cette évolution, utiliser le logiciel de facturation et de comptabilité proposé par Je pilote mon entreprise permet d’optimiser les processus, d’assurer la conformité fiscale et de simplifier la gestion quotidienne.
Privilégier une plateforme de dématérialisation partenaire, anticiper la conformité fiscale et optimiser les processus comptables permettent de réduire les coûts, sécuriser les données et fluidifier les échanges. Une adoption proactive garantit non seulement la conformité, mais aussi une gestion moderne, alignée sur les exigences réglementaires et les attentes écologiques de demain.
