Des factures papier perdues ? Des erreurs manuelles ou des retards de paiement chroniques ? Ces frustrations pèsent lourd sur la productivité et la trésorerie de votre entreprise. La facturation électronique automatisera vos processus, garantit la conformité et sécurisera vos transactions.
Découvrez comment gérer les notes de frais, les péages via l’e-reporting, les marchés publics avec Chorus Pro, les marketplaces B2B et B2C et les retenues de garantie dans le BTP. Bénéficiez d’une TVA pré-remplie, d’une traçabilité totale, d’une optimisation fiscale et d’une récupération maximale de TVA grâce à des exemples concrets et des conseils pratiques pour éviter les erreurs courantes.
La facturation électronique : comprendre les fondamentaux de la réforme
Comprendre les cas d’usage facturation électronique est essentiel pour maîtriser les fondamentaux de la réforme et répondre à la question qu’est-ce que la facturation électronique, qui transforme aujourd’hui les échanges comptables.
Entre e-invoicing, e-reporting et nouvelles obligations, toutes les entreprises sont concernées. Cette transition permet d’anticiper les changements, de sécuriser les processus et de se préparer efficacement au calendrier de déploiement afin de garantir conformité et productivité.
Qu’est-ce que la facturation électronique et qui est concerné ?
La facturation électronique ne se limite pas à l’envoi d’un simple PDF par email. Au contraire, elle exige l’utilisation de formats structurés spécifiques, tels que UBL, CII ou Factur-X.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont désormais tenues de se conformer à cette nouvelle norme pour leurs transactions domestiques, une obligation inscrite dans la réforme de la facturation électronique en vigueur. Il est important de noter que si les DOM (Guadeloupe, Martinique, Réunion) sont concernés par cette obligation, les COM ne le sont pas.
L’objectif principal de cette réforme est double : lutter contre la fraude à la TVA et simplifier les déclarations fiscales grâce au pré-remplissage automatique des données.
Toutefois, ignorer cette obligation présente un risque majeur, puisque cela peut entraîner des amendes annuelles pouvant atteindre 15 000 €. Ne prenez pas ce risque.
E-invoicing et e-reporting : les deux piliers de l’obligation
L’e-invoicing concerne strictement les transactions B2B domestiques réalisées entre entreprises françaises. Ce dispositif s’applique notamment aux opérations de sous-traitance et de cotraitance.
De plus, certaines dépenses spécifiques nécessitent l’émission d’une facture e-invoicing :
- Les factures de restauration dont le montant dépasse 150 € HT. L’avantage est qu’elles permettent d’accélérer le remboursement des frais professionnels.
- Les abonnements de télépéage, y compris ceux payés via des cartes accréditives.
L’e-reporting couvre toutes les transactions qui ne sont pas de l’e-invoicing B2B domestique. Il s’applique dans les cas suivants :
- Les transactions B2C (Business to Consumer), telles que les notes de restaurant dont le montant est inférieur à 150 € HT. Dans ces cas, les clients finaux doivent toujours déclarer la TVA manuellement.
- Toutes les transactions avec des entreprises étrangères.
- Les tickets de péage (à l’unité, non via un abonnement).
- Les notes de frais établies au nom du collaborateur lorsqu’elles impliquent un fournisseur étranger.
Le nouveau calendrier de déploiement à retenir
La généralisation de la facturation électronique s’articule autour de deux dates clés, marquant la mise en place progressive de la facture numérique obligatoire en France :
- Au 1ᵉʳ septembre 2026 : Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les Grandes Entreprises (GE) et les ETI devront, quant à elles, commencer à les émettre.
- Au 1ᵉʳ septembre 2027 : L’obligation d’émission s’étendra à toutes les autres structures, incluant les PME et les TPE.
Il est essentiel de se conformer strictement à ce calendrier pour éviter les pénalités. Chaque facture non transmise en e-invoicing expose l’entreprise à une amende de 15 € (plafonnée à 15 000 € par an). De plus, toute erreur dans l’e-reporting entraînera une pénalité de 250 € par incident.
Pour éviter ces amendes et garantir une transition fluide, une préparation immédiate est indispensable. Le Portail Public de Facturation (PPF) servira de plateforme centrale pour l’administration fiscale.
Afin d’interagir efficacement avec ce portail, il est crucial de choisir et d’intégrer sans attendre une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
L’écosystème de la facturation électronique : PDP et PPF expliqués
Les cas d’usage facturation électronique reposent sur le rôle central des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et du Portail Public de Facturation (PPF). Chaque solution structure le flux des factures et garantit la conformité avec les obligations légales. Comprendre leurs fonctions et différences permet de choisir l’option la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise et d’optimiser la transmission et le traitement des données comptables.
Le rôle central des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des acteurs clés du nouveau dispositif. Certifiées, elles gèrent l’intégralité de l’échange de factures électroniques :
- Elles convertissent les documents dans les formats structurés obligatoires (comme UBL, CII ou Factur-X).
- Elles assurent la transmission via le Portail Public de Facturation (PPF).
- Elles garantissent l’intégrité et la conformité des factures aux normes européennes.
Le choix entre e-invoicing (la facture électronique via PDP/PPF) et e-reporting (la transmission de données de transaction) dépend de la nature de l’opération :
| Cas d’Usage | Montant/Condition | Dispositif à Appliquer | Détail |
| Péages | Par abonnement ou carte accréditive | E-Invoicing | La facture est traitée comme une transaction B2B classique. |
| Péages | Au ticket | E-Reporting | La TVA déductible doit être déclarée manuellement dans la déclaration CA3. |
| Restauration | Note de frais < 150 € HT | E-Reporting | L’opération est considérée comme une vente B2C (consommateur final). |
| Restauration | Facture > 150 € HT | E-Invoicing | La transaction est considérée comme B2B, même si la TVA est déjà collectée (B2C vers B2B). |
| Notes de Frais | Avec fournisseur étranger | E-Reporting | La saisie manuelle de la TVA reste nécessaire pour éviter les amendes. |
| Sous-traitance | Entreprises françaises (B2B) | E-Invoicing | Nécessite l’identification de l’acheteur final et le respect des règles de conformité. |
| Marketplaces | Transactions de commissions | E-Invoicing | Les grandes plateformes (comme Amazon) utilisent obligatoirement des PDP pour leurs factures de commissions B2B. |
Le Portail Public de Facturation (PPF) : un concentrateur pour l’administration
Le Portail Public de Facturation (PPF) joue un rôle de centralisation essentiel : il gère l’annuaire des entreprises et centralise l’ensemble des données fiscales, un élément clé de la réglementation de la facture électronique. Grâce à cette centralisation, les échanges directs de données fiscales entre entreprises deviennent inutiles.
Cet annuaire, basé sur les numéros SIREN/SIRET, est la clé du bon fonctionnement :
- Il assure le routage correct des factures.
- Il garantit la compatibilité avec la plateforme existante Chorus Pro.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) consultent cet annuaire pour s’assurer du routage. Conséquence directe, toutes ces données centralisées alimentent la TVA pré-remplie, ce qui simplifie considérablement le travail des comptables.
En définitive, cette centralisation des données par le PPF permet non seulement de réduire la fraude à la TVA, mais aussi de simplifier grandement les contrôles fiscaux.
Comment choisir entre PDP et PPF ?
La question du choix se simplifie rapidement : seules les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont utilisées pour l’émission de factures. Le Portail Public de Facturation (PPF) agit uniquement comme le point de passage centralisé de l’administration fiscale.
Le véritable choix stratégique repose sur la sélection de la PDP adaptée à vos besoins :
- Les Très Petites Entreprises (TPE) peuvent se contenter de solutions basiques offrant les fonctionnalités minimales de conversion et de transmission.
- Les Grandes Entreprises (GE) devront intégrer des PDP avancées capables de se connecter à leurs systèmes de gestion complexes (ERP) comme SAP ou Oracle, assurant ainsi une automatisation complète.
Il est crucial de sélectionner et d’intégrer une PDP adaptée pour respecter les échéances :
- 1er septembre 2026 : Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises, et obligation d’émission pour les grandes entreprises.
- 1er septembre 2027 : Obligation d’émission pour les PME et TPE.
L’adoption rapide d’une PDP adaptée est la seule manière d’éviter les pénalités.
La non-conformité aux obligations peut entraîner des pénalités financières allant jusqu’à 5 % du montant de la transaction. En utilisant des PDP certifiées (souvent ISO ou SecNumCloud), vous sécurisez vos données et vous vous assurez non seulement de la conformité, mais aussi de l’optimisation de votre trésorerie grâce au traitement rapide des factures.
Les cas d’usage courants : les notes de frais, les péages et les restaurants
Les cas d’usage facturation électronique concernent la gestion quotidienne des dépenses comme les notes de frais, les péages ou les restaurants. Chaque situation implique des règles spécifiques, du seuil des notes de restaurant à la synthèse des flux pour les tickets de péage et de parking. Maîtriser ces pratiques permet de sécuriser les justificatifs, d’automatiser les processus et d’optimiser la conformité administrative pour chaque collaborateur.
La gestion des tickets de péage et de parking
Le traitement des frais de péage et de parking dépend désormais du mode de transaction utilisé, conformément à la loi sur la facture dématérialisée, ce qui impacte directement la gestion de la TVA.
Dans le cas du péage automatique (paiement par ticket ou à l’unité), c’est l’e-reporting qui s’applique. Seules les données globales de transaction sont transmises, sans détails par opération. Cela implique que la vérification et la déclaration de la TVA doivent être effectuées manuellement, ce qui augmente le risque d’erreurs et peut engendrer des retards dans les déclarations.
En revanche, les abonnements télépéage (y compris les cartes accréditives) relèvent de l’e-invoicing. Dans ce cas, une facture structurée est émise, intégrant directement les identifiants de l’entreprise. L’avantage majeur est que la TVA est pré-remplie automatiquement, ce qui réduit les erreurs, accélère le processus et constitue un gain de temps significatif pour les équipes comptables.
Au-delà de la simplification fiscale, le passage à la facture électronique offre des bénéfices économiques majeurs. Le coût estimé d’une facture papier est d’environ 15 €, contre seulement 1,50 € pour une facture électronique. Pour une entreprise gérant 500 transactions par mois, cela représente une économie annuelle potentielle d’environ 80 000 €.
Les notes de restaurant : le seuil de 150 € HT
Le traitement des notes de frais de restauration dépend de leur montant hors taxes (HT) et a un impact direct sur la déductibilité de la TVA.
Pour les notes de frais inférieures à 150 € HT, l’e-reporting est le dispositif applicable. Le document reçu est un simple ticket sans format structuré. Par conséquent, la saisie de la TVA doit être effectuée manuellement dans la déclaration CA3. Un suivi rigoureux est indispensable pour ces transactions afin d’éviter les oublis et les erreurs de déclaration.
Dès lors que le montant dépasse 150 € HT, l’émission d’une facture électronique structurée est obligatoire (e-invoicing). Si l’entreprise ne dispose pas de cette facture conforme, la TVA n’est pas déductible. Par exemple, pour un repas de 200 € HT (soit 40 € de TVA à 20 %), l’absence de facture structurée entraînerait une perte de ces 40 € de TVA pour l’entreprise.
Le non-respect des exigences de TVA entraîne des pénalités de 15 € par facture non conforme. Pour se prémunir contre ces risques, l’utilisation de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) est la solution, car elles permettent de réduire les coûts de traitement jusqu’à 90 % tout en garantissant la conformité de l’ensemble des transactions.
La synthèse des flux pour les dépenses courantes
Ce tableau résume les flux et les impacts. Il facilite l’identification des dépenses manuelles (e-reporting) ou automatisées (e-invoicing).
| Type de dépense | Flux fournisseur | Reçu par l’entreprise | Impact TVA |
| Ticket de péage automate | E-reporting | Ticket papier/CB | Saisie manuelle CA3 |
| Note restaurant <150€ HT | E-reporting | Ticket papier/CB | Saisie manuelle CA3 |
| Note restaurant >150€ HT | E-invoicing | Facture électronique PDP/PPF | Pré-remplissage TVA |
| Facture hôtel entreprise | E-invoicing | Facture électronique PDP/PPF | Pré-remplissage TVA |
La gestion des notes de frais au nom du collaborateur
Lorsqu’une dépense est effectuée et facturée au nom d’un salarié, elle est soumise à l’e-reporting. Dans ce cas, la TVA n’est pas déductible pour l’entreprise, et le remboursement se fait donc sur le montant Toutes Taxes Comprises (TTC). Cette gestion complexe augmente le risque d’erreurs en comptabilité, surtout si elle n’est pas appuyée par un logiciel de facturation capable d’assurer un suivi rigoureux des justificatifs.
L’absence de facture au nom de l’entreprise entraîne une perte sèche. Par exemple, pour un repas de 50 € TTC, cela représente une perte de 8,33 € de TVA (au taux de 20 %). Ignorer cette règle peut coûter jusqu’à 15 % de la trésorerie liée aux notes de frais. Il est donc impératif de former les collaborateurs à systématiquement demander une facture au nom de l’entreprise pour toute dépense professionnelle.
Afin de garantir la conformité et d’éviter ces pertes, les solutions automatisées de gestion des notes de frais sont la réponse. Ces outils facilitent la collecte via les plateformes agréées et garantissent la conformité de chaque document, simplifiant ainsi l’ensemble du processus comptable.
Les applications complexes : la sous-traitance, l’e-commerce et les marchés publics
Les cas d’usage facturation électronique se complexifient lorsqu’il s’agit de sous-traitance, d’e-commerce ou de marchés publics. Entre délégation de paiement, obligations B2G et responsabilités partagées sur les marketplaces, chaque situation impose des règles spécifiques. Maîtriser ces applications avancées permet d’assurer la conformité, de sécuriser les transactions et d’optimiser les processus de facturation pour répondre aux exigences légales et opérationnelles de chaque secteur.
Le cas de la sous-traitance et de la délégation de paiement
En sous-traitance B2B, le sous-traitant émet une facture électronique (F1) à l’entreprise principale, indiquant l’acheteur final et ses coordonnées. Par exemple, Bouygues ou Vinci utilisent ce système pour des projets complexes : le sous-traitant facture sa part, l’entreprise principale émet une facture (F2) à l’acheteur.
Le paiement direct accélère les règlements et optimise la trésorerie. La traçabilité assure conformité fiscale via vérification automatique des données. Dans le BTP, cette méthode réduit les litiges, ce qui est vital pour les PME.
La facturation dans les marchés publics (B2G)
- Le sous-traitant émet la facture e-invoicing via Chorus Pro à l’entreprise principale, avec les références du marché et les données de l’acheteur.
- La facture est précise avec le paiement direct pour sa part de prestation.
- L’entreprise principale valide via Chorus Pro avant la transmission à l’acheteur public.
- Elle émet une facture distincte pour sa part, intégrant l’ensemble des prestations.
Chorus Pro centralise les échanges. Le titulaire vérifie le montant, la TVA et les dates pour éviter les erreurs. Ce système accélère les paiements publics et renforce la transparence. Grâce à cela, les administrations économisent des milliers d’heures annuelles.
E-commerce et marketplaces : qui facture quoi ?
La gestion de la facturation et la TVA sur les grandes marketplaces dépend de l’existence d’un mandat :
- Sans mandat (comme sur Amazon ou eBay), le vendeur est responsable d’émettre la facture B2B, souvent avec la mention « déjà payée », tandis que la plateforme facture ses propres commissions séparément.
- Avec mandat (par exemple, FNAC ou Back Market), c’est la marketplace qui émet la facture finale au nom du vendeur. Ce processus permet d’identifier clairement le statut du client pour garantir une application correcte des règles de TVA.
Les plateformes de vente en ligne comme Shopify et WooCommerce doivent s’intégrer directement aux PDP. Cette connexion permet de générer des factures conformes pour tous les canaux de vente. Une telle automatisation est essentielle pour éviter les erreurs, notamment pour les micro-entrepreneurs, et assure le respect des obligations d’e-reporting B2C. Finalement, cette démarche optimise à la fois la conformité légale et l’expérience client.
Se préparer à la transition : les bénéfices concrets par secteur
Comprendre les cas d’usage facturation électronique permet d’anticiper la transition vers ce nouveau modèle et d’en tirer des bénéfices concrets selon les secteurs. Réduction des erreurs, automatisation des processus et gain de productivité sont autant d’avantages à exploiter. Identifier les étapes clés et les bonnes pratiques facilite l’adoption, sécurise les flux financiers et optimise l’efficacité opérationnelle pour chaque entreprise.
Les avantages sectoriels de la facturation électronique
Les entreprises de transport et logistique bénéficient d’une traçabilité améliorée des factures. Avec la mise en place de la facture électronique, les retards de paiement (autrefois coûteux sans automatisation) diminuent de 30 %, optimisant ainsi la trésorerie. Les relances sont automatisées, évitant les blocages et améliorant la gestion des flux financiers.
Dans le BTP, la facturation électronique réduit les coûts de 5 à 10 fois par rapport au papier. Elle élimine les frais d’impression, d’affranchissement et de stockage. Les contrôles de conformité sont automatisés, réduisant les litiges. Une visibilité en temps réel sur les paiements protège la trésorerie des chantiers.
Pour le e-commerce, l’automatisation distingue clairement B2B et B2C. Les obligations d’e-invoicing et d’e-reporting sont respectées sans erreurs. Les plateformes gagnent en réactivité et précision fiscale. Sans cela, les risques d’amende et de pertes de trésorerie augmenteraient significativement.
81 % des TPE-PME dépendent de leur expert-comptable pour la transition. L’automatisation libère 70 % du temps de saisie. Le pré-remplissage de la TVA permet un conseil stratégique. Sans cette solution, les cabinets perdraient en compétitivité et en réactivité face à leurs clients.
Les prochaines étapes pour une transition réussie
- Auditer ses processus de facturation actuels (les clients, les fournisseurs, les logiciels).
- Mettre à jour et fiabiliser ses données clients/fournisseurs (notamment les numéros de SIREN).
- Sensibiliser et former les équipes internes (la comptabilité, les achats, les commerciaux).
- Évaluer les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou anticiper le Portail Public de Facturation (PPF).
La facturation électronique n’est pas une contrainte, mais une opportunité unique de moderniser votre entreprise et d’accroître sa compétitivité.
