Faisons le point sur la facturation électronique : quelles sont les obligations pour les TPE ?

Vous entendez de plus en plus parler de dématérialisation de la comptabilité et de facturation électronique ? Mais savez-vous exactement en quoi cela consiste, quels sont les avantages et ce que prévoit la loi pour les TPE ? Avez-vous déjà réfléchi à la mise en place des factures numériques ? Avec cet article sur l’obligation de facturation électronique, vous serez incollable sur le sujet

SOMMAIRE :

1 – Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

1.1 – Définition et caractéristiques de la facture électronique

1.2 – Les plateformes de dématérialisation

1.3 – Les formats de fichiers à respecter

2 – Pourquoi passer à la facture électronique ?

2.1 – Fluidifier et simplifier le suivi administratif et comptable en TPE

2.2 – Sécuriser l’archivage des pièces comptables de l’entreprise

3 – Obligation de facturation électronique pour les entreprises : le calendrier

4 – Comment passer à la facture électronique en TPE ?

4.1 – Définir une équipe projet pour déployer la facture électronique

4.2 – Choisir des applications digitalisées et adaptées à la facturation électronique

1 – Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Depuis début 2020, la facturation électronique se développe peu à peu en France. Attention, on ne parle pas ici de la simple facture scannée au format PDF. Voyons ensemble en quoi consiste cette réforme.

1.1 – Définition et caractéristiques de la facture électronique

Pour détenir cette qualification, la facture doit respecter un processus numérique complet :

  1. Création
  2. Transmission aux clients de l’entreprise
  3. Réception par le destinataire
  4. Archivage

Ce n’est donc pas une facture papier que vous scannez pour en faire une pièce numérisée. 

1.2 – Les plateformes de dématérialisation

Aujourd’hui, toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public sont soumises à l’obligation de facturation électronique depuis janvier 2020. Elles utilisent alors le portail public CHORUS PRO pour les échanges de données numériques. 

Les factures électroniques entre professionnels et particuliers (BtoC) deviendront bientôt obligatoires pour toutes les entreprises. Les textes prévoient également l’intervention de plateformes de dématérialisation. Il s’agira de CHORUS PRO ou de tout autre prestataire agréé. Ces organismes se chargeront de tout le processus. Ils devront vérifier et transmettre les factures aux clients. Ils communiqueront aussi les données des transactions à l’administration fiscale.

1.3 – Les formats de fichiers à respecter

Les entreprises devront choisir entre 3 formats obligatoires pour leurs factures électroniques. Sans entrer dans le détail des formats UBL et CII, notez que le format hybride Factur-X fait beaucoup parler de lui. C’est un fichier PDF à la norme PDF/A-3. Il présente l’avantage de comprendre à la fois des informations lisibles par l’homme et des données structurées, pour un traitement informatique automatisé.

2 – Pourquoi passer à la facture électronique ?

L’obligation de facturation électronique va concerner toutes les entreprises qui travaillent avec des professionnels établis en France. Cette révolution administrative qui tend vers le zéro papier comporte plusieurs avantages.

2.1 – Fluidifier et simplifier le suivi administratif et comptable en TPE

Imaginez la situation dans votre entreprise après la mise en place de la réforme. Vous n’avez plus besoin d’ouvrir le courrier et de classer les factures papier de vos fournisseurs. Avec vos clients, c’est pareil. L’unique interlocuteur des entreprises et de leurs experts-comptables, c’est la plateforme de dématérialisation.

Le numérique entraîne aussi une accélération du paiement des factures : un plus pour la trésorerie des entreprises. À terme, l’administration fiscale souhaite même émettre des déclarations de TVA préremplies. En effet, ce traitement automatisé sera possible grâce aux informations que le fisc recevra en matière de facturation. Si ce n’est pas de la simplification administrative ça 😉.

2.2 – Sécuriser l’archivage des pièces comptables de l’entreprise

Vous recherchez une facture particulière ? Accédez-y simplement de partout en quelques clics. Comparativement à l’archivage papier au sous-sol des locaux de votre entreprise, le système présente un plus fort niveau de sécurisation. Le prestataire de services qui stocke les pièces comptables vous garantit un état de conservation à la valeur probante et pendant toute la durée légale.

3 – Obligation de facturation électronique pour les entreprises : le calendrier

La France prend le chemin de la facture électronique, comme beaucoup de pays en Europe et dans le monde. La réforme de la facturation se motive par la réduction de la fraude à la TVA et la baisse des coûts administratifs pour les entreprises. L’administration fiscale déploie peu à peu le processus. 

D’ici quelque temps, pour toutes les relations B to B (business to business, donc entre professionnels) vous devrez accepter de vos fournisseurs leurs factures au format électronique. Vous aurez aussi l’obligation de réaliser vos factures clients de cette façon, pour tout professionnel établi en France.

Quant aux ventes en B to C, donc avec des particuliers, ainsi que celles concernant des clients à l’étranger, elles seront transmises à l’administration fiscale sous forme de fichier. On parle alors d’e-reporting.

Voici le calendrier en matière d’obligation de facturation électronique, e-invoincing et e-reporting :

  • en réception des fournisseurs pour tous les assujettis, 1er juillet 2024 ;
  • en émission aux clients, le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et le 1er janvier 2026 pour toutes les autres dont les TPE et micro-entreprises.

4 – Comment passer à la facture électronique en TPE ?

Quelle que soit l’activité, évoluer vers le tout numérique constitue une réelle chance pour la gestion des entreprises comme les TPE. Les factures électroniques constituent un projet à mettre en œuvre prochainement. En commençant à digitaliser vos processus dès maintenant, vous entraînez votre entreprise en prévision de la facturation électronique obligatoire. 

4.1 – Définir une équipe projet pour déployer la facture électronique

Identifiez une personne de l’équipe intéressée par cette réforme et à l’aise avec le traitement de documents électroniques. Nommez-la chef de projet interne. Mieux vaut qu’elle soit ouverte au changement et un peu geek.

Faites-vous épauler par votre cabinet comptable ou le prestataire avec qui vous travaillez pour émettre votre propre facturation client ou gérer vos achats fournisseurs. Favorisez les échanges avec eux sur le sujet. Définissez conjointement le planning de déploiement de la facture électronique, sachant que la priorité des TPE réside dans les factures entrantes. Tenez-vous informé dans les prochains mois en matière d’actualités notamment concernant les plateformes de dématérialisation.

4.2 – Choisir des applications digitalisées et adaptées à la facturation électronique

Même s’il est trop tôt pour choisir sa plateforme de dématérialisation, rien ne vous empêche de numériser vos pièces comptables entrantes. En commençant à scanner les factures des fournisseurs et à les lire par des systèmes OCR, vous entamez la mutation technologique. Par exemple, en optant pour Je Pilote, application de comptabilité et de facturation, vous bénéficiez d’une solution complète digitalisée et simple à utiliser pour votre TPE. Les entreprises qui attendront le dernier moment pour la mise en place de solutions adaptées à cette réforme risquent de vivre l’obligation de facturation électronique comme une contrainte. Anticiper constitue une belle manière de gérer tranquillement la transition et de découvrir les atouts d’un traitement administratif du type zéro papier.

Chez Je Pilote nous travaillons chaque jour sur la mise en place de la facturation électronique. Cette fonctionnalité sera disponible d’ici fin 2022.