Vous êtes chef d’entreprise ? Il est donc inutile de vous demander quelle est la pièce maîtresse qui sous-tend votre activité ! La facture, bien sûr, est le justificatif par excellence dont vous ne pouvez vous passer ! Elle sert de preuve d’achats de produits à un fournisseur. Elle témoigne aussi de toutes les prestations de services ou ventes que vous réalisez. Tout dirigeant se doit donc de connaître les principes essentiels pour bien facturer. Alors, êtes-vous certain de savoir qu’est-ce que la facturation ? Si ce n’est pas le cas, apprenez ici ce que signifie le terme de facturation, ainsi que toutes les informations essentielles sur les différents types de factures et vos obligations légales.
Définition de la facturation
La facturation est l’acte par lequel se formalise un achat ou une prestation de service. Le dictionnaire définit ce terme comme étant « un ensemble d’opérations comptables allant de l’enregistrement de la commande à l’exploitation comptable et statistique des éléments de la facture« .
En tant dirigeant, vous êtes dans l’obligation de vous soumettre au code français concernant la facturation. Une facture est effectivement une pièce juridique, commerciale et comptable capitale à la bonne tenue de votre entreprise.
Elle officialise, en effet, les détails précis de la vente entre les deux parties. Dans le même temps, une facture atteste du droit du vendeur de réclamer son dû pour la transaction effectuée. Elle est enfin le justificatif comptable et fiscal obligatoire pour dresser votre bilan annuel de comptabilité.
La facturation est obligatoire :
- lors de toutes ventes ou prestations entre professionnels, assujettis ou non à la TVA;
- avec un particulier, dans toutes opérations de vente à distance, livraison d’enchère publique ou prestation de service dont le montant dépasse 25 euros. Pour information, si la prestation de service n’atteint pas ce prix, vous n’êtes pas obligé de délivrer une facture, excepté si la personne vous le demande.
Les différents types de factures
La facture pro forma
Votre client souhaite avoir une idée du montant des marchandises ou des services que vous allez effectuer pour lui ? Le plus simple est de lui rédiger une facture pro forma. Celle-ci a un caractère provisoire et s’apparente ainsi plus à un devis. Elle n’a, par conséquent, qu’une valeur commerciale. Elle peut, par exemple, permettre à l’un de vos clients de contracter un crédit. En revanche, ce n’est absolument pas un document officiel. Vous ne devez donc pas la prendre en compte dans vos opérations comptables.
La facture classique
Vous produisez une facture définitive uniquement lorsque la transaction a été exécutée. C’est, en effet, le seul document qui certifie que l’achat ou la vente de services ont bien été réalisés.
Néanmoins, vous êtes aussi dans l’obligation de rédiger une facture d’acompte, si votre client souhaite vous verser une partie du montant final avant l’exécution de la transaction. Ce justificatif officiel doit être intégré dans votre comptabilité. En cas de prestation de service, il doit d’ailleurs mentionner la TVA. Par contre, si la transaction concerne des marchandises, la TVA ne doit être prise en compte qu’au moment de la livraison.
Enfin, dans le cas où vous exécutez périodiquement une transaction avec le même client, vous êtes autorisé à émettre des factures régulières mensuellement. Le délai de facturation ne peut alors excéder un mois.
Si vous vous devez de créer des factures pour l’ensemble de vos clients, ce ne sont cependant pas les seules exigences auxquelles vous êtes tenu de vous conformer en matière de facturation.
Les obligations légales en matière de facturation
Le code français vous contraint à rédiger vos pièces de facturation en deux exemplaires :
- l’original est conservé par le client lui-même;
- la copie de la facture doit être archivée pour votre comptabilité.
Ces documents doivent être stockés précieusement par les deux parties pendant une durée de 10 ans.
Toutes vos factures ont l’obligation d’être écrites en français. Elles peuvent toutefois être aussi rédigées, en sus, dans la langue de votre fournisseur ou acquéreur.
Si vos clients l’acceptent, vous avez possibilité de dématérialiser votre facturation. Sachez-le, vos factures sont uniquement considérées comme telles, si elles sont élaborées, envoyées et reçues sous format numérique. Vous êtes aussi forcé d’attester de leur authenticité en utilisant l’un des moyens suivants :
- la signature électronique;
- une convention normée entre votre client et vous qui prend la forme d’un logiciel de gestion commun ou d’un courrier électronique, par exemple.
Toutes vos factures doivent être numérotées selon un système chronologique bien établi qui ne conçoit aucune rupture. Ainsi, deux factures ne peuvent absolument pas avoir le même numéro. Vous avez néanmoins la possibilité de choisir une base distincte si :
- vous avez différentes catégories de clients;
- vous disposez de plusieurs sites de facturation;
- vous sous-traitez la création de vos pièces comptables.
Pour finir, sachez que vous n’avez pas le droit de supprimer une facture. Cette dernière peut néanmoins être annulée ou rectifiée si vous établissez soit :
- une facture de remplacement en mentionnant l’annulation de la première pièce justificative;
- une note d’avoir dans le cas où vous accordiez une réduction sur le montant initial.
Quoi qu’il en soit, toute facture doit faire apparaître des éléments indispensables ci-dessous pour se conformer à la législation française.
Les mentions obligatoires d’une facture
En général, toute facture émise à l’égard d’un professionnel doit comporter :
- la date de l’émission;
- la date de la prestation de service ou de l’achat;
- les coordonnées de l’acquéreur et l’adresse si elle diffère de celle du siège social;
- l’identité précise du vendeur et de sa société;
- les éléments d’identification de celui qui vend (nom, prénom, dénomination sociale avec le SIREN);
- le numéro du bon de commande;
- le numéro d’identification à la TVA dès que la facture dépasse 150 euros;
- l’intitulé exact de la transaction avec la quantité de marchandises ou de prestations de services ainsi que leur prix unitaire hors TVA;
- le prix unitaire de chaque produit vendu ou prestation;
- une possible réduction ou majoration du montant;
- le montant total à payer hors taxe et toutes taxes comprises;
- la date exigée du paiement ou son délai;
- le montant des pénalités en cas de retard;
- les frais de recouvrement équivalents à 40 euros.
Selon les cas, certaines mentions particulières doivent être notifiées en plus sur tous vos papiers comptables.
- Si vous faites partie d’une association agréée ou d’un centre de gestion, la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » doit obligatoirement y figurer.
- Lorsque vous n’êtes pas assujetti à la TVA, la facture est hors taxe. Cela doit être notifié par la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- L’assurance professionnelle doit aussi être inscrite si vous exercez une activité artisanale en tant qu’autoentrepreneur ou artisan.
- Le terme « autofacturation » est mentionné lorsque le client élabore la facture à la place du prestataire ou du vendeur.
Pour terminer, sachez que l’état ne tolère aucune erreur. De ce fait, si vous omettez l’une de ces mentions, vous êtes passible d’une amende de 15 euros par ligne oubliée lors d’un contrôle fiscal. Alors, autant s’assurer que vos papiers sont conformes et que vous pouvez les retrouver facilement comme l’exige la loi française. Lisez la suite pour savoir comment effectuer la gestion de votre facturation dans les règles de l’art.
Bien organiser sa facturation
Afin de suivre au mieux l’état de votre comptabilité, il convient d’effectuer la saisie régulière de vos factures. L’état de votre trésorerie est, en effet, capital à connaître ! Vous suivez ainsi beaucoup plus aisément le crédit et débit de votre entreprise. Il est évidemment impératif que chaque facture client ou fournisseur apparaisse sur une ligne de vos écritures comptables. Vous devez, en effet, produire le justificatif de chaque mouvement, si on vous le demande ! C’est pourquoi il vaut mieux archiver correctement vos tickets de caisse, vos notes de frais ou encore vos factures. Alors, quelle solution choisir pour être certain de conserver en bonne et due forme toutes vos pièces administratives ?
Vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion et de facturation. Ce dernier est un outil comptable qui s’adapte à votre activité. Vous sauvegardez, ainsi, toutes vos données en un tour de main ! Vous ne stressez plus à l’idée de retrouver une facture ! Tout est stocké au bon endroit. Le logiciel est aussi le meilleur garant de la sécurité de vos données. Certains s’installent sur votre poste de travail, alors que d’autres sont directement accessibles en ligne. Vous vous y connectez donc de n’importe où.
Les opérations de facturation restent une obligation, et ce quelle que soit l’importance de votre société. En France, le cadre légal qui concerne l’acte de facturer est relativement strict. Non seulement vous devez vous efforcer de présenter à vos clients des documents dans les règles de l’art, mais vous êtes aussi forcé de les sauvegarder correctement. Un logiciel de gestion ou de facturation peut vous être d’un grand secours pour toutes ces opérations.
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